Conditions générales de vente et d'utilisation

Dernière mise à jour : [date de mise en ligne]

1. Objet

Les présentes conditions régissent l'accès et l'utilisation du service Easy PMS (ci-après « le Service »), édité par [dénomination sociale] (ci-après « Easy PMS »), par toute conciergerie ou tout gestionnaire de locations de courte durée (ci-après « le Client »). Le Service s'adresse exclusivement à des professionnels. L'ouverture du compte vaut acceptation sans réserve des présentes conditions.

2. Description du Service

Easy PMS est un logiciel en ligne qui permet au Client de :

• synchroniser ses logements et réservations depuis son logiciel de gestion (PMS), notamment Hostify ;
• mettre à disposition de chaque voyageur un guide de séjour en ligne, accessible par un lien personnel, comprenant notamment le code d'accès au logement, révélé automatiquement une heure avant l'arrivée ;
• organiser les missions de son équipe et de ses prestataires (ménage, maintenance, livraison), avec preuve photographique et notes de frais ;
• proposer aux voyageurs des services additionnels (arrivée anticipée, départ tardif, ménage en cours de séjour, prestations) soumis à la validation du Client ;
• automatiser la relation voyageur au moyen d'un assistant qui rédige des réponses dans la messagerie du PMS, en mode validation ou en mode autonome, au choix du Client, et transmet à l'équipe les demandes qu'il ne peut traiter ;
• suivre ses finances par logement.

Easy PMS peut faire évoluer le Service à tout moment, sans que cela n'affecte les fonctionnalités essentielles souscrites.

3. Ouverture du compte

Le compte du Client est ouvert par Easy PMS, sur invitation adressée à son administrateur, qui choisit lui-même son mot de passe. Le Client fournit des informations exactes et à jour. Il est responsable de la confidentialité de ses identifiants et de toute activité réalisée depuis son compte et ceux des membres de son équipe qu'il invite. Il informe Easy PMS sans délai de toute utilisation non autorisée.

4. Tarifs

Le Service est facturé par abonnement mensuel, au nombre de logements actifs, au prix de [montant hors taxes par logement et par mois], tel qu'indiqué dans l'application au moment de la souscription. Un logement archivé n'est plus facturé ; un logement ajouté ou retiré en cours de mois est facturé au prorata.

Easy PMS ne prélève aucune commission sur les services additionnels vendus par le Client à ses voyageurs.

Les prix peuvent être modifiés. Toute modification est notifiée au Client au moins trente jours avant son entrée en vigueur ; elle s'applique à la période de facturation suivante.

5. Essai, paiement et factures

Une période d'essai gratuite peut être proposée à l'ouverture du compte ; sa durée est indiquée dans l'application. À son terme, l'accès au Service suppose la souscription de l'abonnement.

L'abonnement est payé chaque mois par carte bancaire. Les paiements sont traités par le prestataire Stripe ; Easy PMS ne conserve aucune donnée de carte bancaire. Les factures sont disponibles à tout moment dans l'espace de facturation, accessible depuis l'application.

En cas d'échec de paiement, le Client dispose de sept jours pour régulariser. Au-delà, l'accès au Service est suspendu jusqu'au paiement ; les données du Client sont conservées et redeviennent accessibles dès la régularisation.

6. Durée et résiliation

L'abonnement est souscrit sans engagement de durée. Le Client peut le résilier à tout moment depuis l'espace de facturation ou par simple demande à contact@easy-pms.com. La résiliation prend effet à la fin de la période mensuelle en cours, déjà payée, qui n'est pas remboursée sauf disposition légale contraire ou faute d'Easy PMS. Le Client peut exporter ses données avant la clôture.

Easy PMS peut suspendre ou résilier le compte en cas de manquement grave aux présentes conditions, d'usage frauduleux, ou d'atteinte à la sécurité du Service, après notification au Client, sauf urgence.

7. Obligations du Client

• Utiliser le Service conformément à la loi, notamment en matière de location de courte durée, de droit de la consommation et de protection des données.
• Fournir des informations exactes sur ses logements, en particulier les codes d'accès, consignes et équipements communiqués aux voyageurs.
• Informer ses voyageurs de l'utilisation d'un assistant automatisé dans la relation client, dans les conditions prévues par la réglementation.
• Agir en qualité de responsable de traitement pour les données de ses voyageurs et membres d'équipe, Easy PMS intervenant comme sous-traitant, dans les conditions décrites dans la politique de confidentialité.

8. Assistant automatisé

L'assistant génère des propositions de réponses à partir des informations fournies par le Client et du contexte du séjour. En mode validation, aucune réponse n'est envoyée sans l'accord du Client. En mode autonome, le Client accepte que des réponses soient envoyées sans relecture préalable ; il en conserve la responsabilité et peut revenir au mode validation à tout moment. L'assistant est conçu pour ne jamais communiquer de code d'accès par message et pour transmettre à l'équipe toute demande qu'il ne sait pas traiter. Easy PMS ne garantit pas l'exactitude de chaque réponse générée.

9. Disponibilité et sécurité

Easy PMS met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer la disponibilité du Service, sauvegarder quotidiennement les données et protéger leur confidentialité (chiffrement des identifiants PMS, connexions HTTPS, mots de passe hachés). Des interruptions peuvent survenir pour maintenance ou en cas de force majeure. Le Service dépend de services tiers (PMS, messageries, paiement) dont Easy PMS ne maîtrise pas la disponibilité.

10. Responsabilité

Easy PMS est tenue d'une obligation de moyens. Sa responsabilité ne peut être engagée pour les dommages indirects (perte de chiffre d'affaires, de clientèle, d'image) ni pour les conséquences d'informations inexactes fournies par le Client ou ses voyageurs. En tout état de cause, la responsabilité d'Easy PMS est limitée au montant total payé par le Client au cours des douze mois précédant le fait générateur.

11. Propriété intellectuelle

Easy PMS reste propriétaire du Service, de son code, de ses marques et de ses contenus. Le Client bénéficie d'un droit d'utilisation personnel, non exclusif et non cessible pendant la durée de son abonnement. Le Client reste propriétaire des données et contenus qu'il saisit ; il concède à Easy PMS le droit de les héberger et traiter pour les seuls besoins du Service.

12. Modification des conditions

Easy PMS peut modifier les présentes conditions. Le Client en est informé par email ou dans l'application au moins trente jours avant l'entrée en vigueur. La poursuite de l'utilisation du Service vaut acceptation ; à défaut, le Client peut résilier dans les conditions de l'article 6.

13. Droit applicable et litiges

Les présentes conditions sont soumises au droit français. En cas de litige, les parties recherchent une solution amiable. À défaut, le litige est porté devant les tribunaux compétents du ressort du siège d'Easy PMS, sous réserve des règles impératives de compétence.