Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 8 septembre 2026
Easy PMS traite des données personnelles pour fournir son service aux conciergeries et à leurs voyageurs. Cette page décrit quelles données, pourquoi, avec qui, combien de temps, et quels sont vos droits.
1. Qui est responsable ?
Pour les données des utilisateurs du site et des comptes conciergerie, le responsable de traitement est [dénomination sociale], [adresse], joignable à contact@easy-pms.com.
Pour les données des voyageurs et des membres d'équipe d'une conciergerie, la conciergerie cliente est responsable de traitement et Easy PMS agit comme sous-traitant, sur ses instructions. Les voyageurs qui souhaitent exercer leurs droits peuvent s'adresser à leur conciergerie ou à Easy PMS, qui transmettra.
2. Quelles données sont traitées ?
| Personnes | Données | Origine |
|---|---|---|
| Gestionnaires de conciergerie | Nom, email, mot de passe (haché), paramètres du compte, identifiants d'accès au PMS (chiffrés), historique de facturation | Saisie à l'inscription et dans l'application |
| Membres d'équipe et prestataires | Nom, email, téléphone, rôle, logements couverts, mentions de facturation (SIRET, statut, TVA), notes de frais et justificatifs, photos de mission | Invitation par la conciergerie, saisie par la personne |
| Voyageurs | Nom, langue, coordonnées, dates et logement du séjour, code de réservation, messages échangés, demandes de services, heure de départ annoncée, photos envoyées (clés, reçus), signalements | Synchronisation depuis le PMS de la conciergerie, saisie par le voyageur dans son guide |
| Tous | Journaux techniques (adresse IP, horodatage, pages appelées) nécessaires à la sécurité et au fonctionnement | Collecte automatique |
Les données de carte bancaire sont saisies directement auprès de Stripe et ne transitent jamais par Easy PMS.
3. Pourquoi et sur quelle base ?
- Fournir le service (compte, synchronisation, guide voyageur, missions, facturation) : exécution du contrat.
- Répondre aux voyageurs au moyen de l'assistant automatisé, en mode validation ou autonome : exécution du contrat conclu avec la conciergerie et intérêt légitime de celle-ci à assurer la relation client. Les voyageurs sont informés que certaines réponses sont générées automatiquement.
- Sécurité, prévention des abus, limitation de débit : intérêt légitime.
- Obligations comptables et fiscales (factures) : obligation légale.
- Emails de service (identifiants, réinitialisation de mot de passe, alertes) : exécution du contrat. Easy PMS n'envoie aucune prospection commerciale sans consentement.
4. Avec qui les données sont-elles partagées ?
Easy PMS ne vend ni ne loue aucune donnée. Elle fait appel aux sous-traitants suivants, chacun limité à sa fonction :
| Sous-traitant | Fonction | Localisation |
|---|---|---|
| [hébergeur] | Hébergement de l'application et de la base de données | [région à préciser] |
| Stripe | Paiement de l'abonnement, facturation | UE et États-Unis, clauses contractuelles types |
| Resend | Envoi des emails de service | États-Unis, clauses contractuelles types |
| Anthropic | Génération des réponses de l'assistant, traductions du guide, analyse de photos de mission | États-Unis, clauses contractuelles types. Les données ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles. |
| Hostify et autres PMS connectés | Synchronisation des logements, réservations et messagerie | Selon le prestataire choisi par la conciergerie |
| Whapi (WhatsApp) | Notifications à l'équipe de la conciergerie | Selon le prestataire |
| Stockage de fichiers compatible S3 | Photos de mission, justificatifs, photos envoyées par les voyageurs | [prestataire et région à préciser] |
5. Combien de temps ?
- Données de compte conciergerie : pendant la durée du contrat, puis trois ans à des fins de preuve, sauf demande d'effacement anticipée.
- Données de voyageurs : pendant le séjour et jusqu'à [douze] mois après le départ pour le suivi des demandes et litiges, puis suppression ou anonymisation. La conciergerie peut demander l'effacement d'un séjour à tout moment depuis l'application.
- Factures et pièces comptables : dix ans, obligation légale.
- Journaux techniques : [douze] mois.
6. Vos droits
Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilité de vos données. Les conciergeries peuvent exporter l'ensemble de leurs données depuis l'application et demander l'effacement des données d'un voyageur ou de tous leurs voyageurs. Pour toute demande : contact@easy-pms.com. Nous répondons sous un mois. Vous pouvez également saisir la CNIL (cnil.fr).
7. Cookies
Le site easy-pms.com ne dépose aucun cookie de mesure d'audience, de publicité ou de réseau social. L'application dépose un unique cookie de session, strictement nécessaire à la connexion, qui ne requiert pas de consentement. Les polices de caractères et les images sont servies depuis nos propres serveurs, sans appel à des tiers.
8. Sécurité
Connexions chiffrées (HTTPS), mots de passe hachés, identifiants PMS chiffrés au repos, cloisonnement des données par conciergerie, limitation de débit, sauvegardes quotidiennes de la base de données, journalisation des accès opérateur. Le code d'accès d'un logement n'est jamais envoyé par message : il est affiché uniquement dans le guide du voyageur concerné, une heure avant son arrivée.
9. Mineurs
Le service s'adresse à des professionnels. Les données de voyageurs mineurs ne sont traitées que dans la mesure où elles figurent dans une réservation effectuée par un adulte.
10. Modifications
Cette politique peut évoluer. La date de mise à jour figure en haut de page ; toute modification substantielle est notifiée aux conciergeries clientes.